Orden de compra

Qué es una orden de compra

Es el documento con que una empresa le encarga a un proveedor productos o servicios, con la cantidad, el precio y las condiciones ya acordados. Deja por escrito qué se compró y cómo; después el proveedor despacha con su guía de despacho y cobra con su factura.

No es un documento tributario: así lo dice el SII en el formato de los documentos tributarios electrónicos. No reemplaza la factura ni la guía de despacho, pero sí se puede citar: el proveedor anota el número de tu orden en las referencias de su factura electrónica, con el código 801, y cada factura queda amarrada a su orden.

Cómo hacer una orden de compra

1. Escribe el número y la fecha. El número es correlativo: el que sigue a tu última orden.
2. Completa tus datos y los del proveedor: razón social, RUT y giro, tal como irán en la factura. El RUT se revisa con su dígito verificador.
3. Agrega una línea por producto o servicio, con cantidad, unidad y precio sin IVA. Marca «Exento» solo en lo que no paga IVA.
4. Fija la condición de pago y la fecha y el lugar de entrega.
5. Cuando arriba de la hoja diga «Documento cuadrado», imprímela o guárdala en PDF y fírmala.

Cuándo se usa

• Para encargar algo cuyo precio ya cotizaste: la orden deja fijo lo acordado antes de que llegue la factura.
• Cuando en tu empresa una persona pide y otra autoriza: la firma de quien autoriza deja constancia de la compra.
• Cuando el proveedor la pide para despachar o para darte crédito, por ejemplo a 30 días.
• Al recibir: comparas la orden con la guía de despacho y la factura, y reclamas a tiempo si algo no calza.

Qué debe llevar

Para que el proveedor pueda despachar y facturar sin preguntar nada, conviene que lleve:

• Número correlativo y fecha de emisión.
• Razón social, RUT, giro y dirección de quien compra y del proveedor: los mismos datos que irán en la factura.
• El detalle de cada línea: cantidad, unidad, descripción y precio unitario sin IVA.
• Neto, IVA y total, con las líneas exentas aparte.
• Condición de pago, y fecha y lugar de entrega.
• Nombre y firma de quien la autoriza.

¿La necesitas para llenar a mano? Usa «Formato en blanco»: sale con tu membrete y renglones vacíos.

Las compras del Estado van por otro camino

Los organismos públicos generan sus órdenes de compra solo en los sistemas electrónicos de la Dirección de Compras y Contratación Pública (Ley 19.886, artículo 18), es decir, en Mercado Público. Este formato es para compras entre empresas o personas.

Cómo se calculan el neto, el IVA y el total

En el ejemplo, las cuatro líneas suman $219.170 netos. El IVA es $219.170 × 0,19 = $41.642,3, que se redondea a $41.642, y el total queda en $260.812. La tasa sale del Decreto Ley 825, Ley sobre Impuesto a las Ventas y Servicios, artículo 14.